Slik hjelper du teamet ditt med å være ærlige

Harvard-professor Amy Edmondsons forskning om psykologisk trygghet viser at tillit ikke er noe du kan skape ved å be folk være ærlige. Det må være strukturelt. En leder som sier "Jeg vil ha din ærlige tilbakemelding" er ikke nok hvis systemet lar den lederen se hvem som sa hva. Folk reagerer på insentiver og risiko, ikke på forsikringer.

Slik beskytter 360review anonymiteten

Ingen registrering, ingen identitet

Respondenter i 360review oppretter ikke en konto, oppgir ikke e-posten sin, eller gir navnet sitt på noe tidspunkt. De mottar en lenke, fyller ut spørreskjemaet og sender det inn. Det er ingen innlogging, ingen sporingsinformasjonskapsler, og ingen måte for systemet eller lederen å koble et svar til en person. Dette er ikke en retningslinje. Det er slik systemet er bygget.

Fem-svar-terskelen

Lederen ser ingen data før minst fem svar er samlet inn. Dette forhindrer det åpenbare problemet med at en leder sender lenken til én person, venter på et svar, og deretter vet nøyaktig hvem som sa hva. Fem er minimum for at noen data skal vises. I små team med fem eller seks personer bekymrer folk seg noen ganger for at terskelen alene ikke er nok. Men det samles ikke inn identifiserende informasjon på noe tidspunkt, og nye data vises kun i grupper. Selv i et lite team finnes det ingen måte å spore en spesifikk score eller kommentar tilbake til en spesifikk person.

Gruppert frigivelse etter terskelen

Etter at de første fem svarene er inne, avsløres nye data kun i grupper på tre. Hvis en leder har sett resultater basert på fem svar og en sjette person svarer, holdes det sjette svaret tilbake til to til ankommer. Lederen ser aldri et enkelt nytt svar alene. Dette gjør det umulig å isolere når en spesifikk person svarte og hva de sa.

Hvis du er den som gir tilbakemelding

Å gi ærlig tilbakemelding til noen som har innflytelse over karrieren din kan føles risikabelt, selv når du får beskjed om at det er trygt. Slik gjør 360review det trygt strukturelt, ikke bare som et løfte. Du oppgir ikke navn eller e-post. Du oppretter ikke en konto. Lederen din ser ingenting før minst fem personer har svart, og deretter kun i grupper på tre. Det finnes ingen teknisk måte for noen å spore svarene dine tilbake til deg.

Én ting å være oppmerksom på: den skriftlige tilbakemeldingen din er anonym, men svært spesifikke detaljer kan snevre inn feltet. Hvis du skriver "du avlyste tirsdag-1:1-en vår tre uker på rad", og bare én person har en tirsdag-1:1, kan lederen din legge sammen to og to. Fokuser på mønstre og atferd fremfor spesifikke datoer eller hendelser. "Du avlyser eller flytter ofte en-til-en-samtaler" gir den samme tilbakemeldingen uten å identifisere deg.

Hva ledere kan gjøre

Systemet håndterer den strukturelle siden. Men lederens atferd betyr også noe. Forskning fra organisasjonspsykolog Adam Grant tyder på at ledere som ber om tilbakemelding offentlig, og reagerer på den synlig, skaper en kultur der det å gi tilbakemelding blir normalt fremfor risikabelt.

Forklar hvorfor du spør

Når du sender 360review-lenken til teamet ditt, fortell dem hvorfor. Ikke "fordi HR ba meg om det", men "fordi jeg vil bli bedre til å lede dette teamet, og det kan jeg ikke uten å vite hva som fungerer og hva som ikke gjør det." Vær konkret. Vær kort. Og mene det.

Forklar hvordan identiteten deres er beskyttet

De fleste vil ikke lese denne artikkelen. Så fortell dem hovedpunktene: det samles ikke inn navn eller e-post, du ser ingenting før fem personer har svart, og etter det vises nye svar kun i grupper på tre. Dette tar ti sekunder å si og fjerner den største hindringen for ærlighet.

Vis dem hva du gjorde med det

Etter at du har lest rapporten din og bestemt hva du skal jobbe med, fortell teamet ditt. Du trenger ikke dele resultatene dine. Bare si: "Jeg har lest tilbakemeldingene. Her er den ene tingen jeg skal jobbe med de neste 90 dagene." Kim Scott, forfatter av Radical Candor, argumenterer for at dette er det mest kraftfulle en leder kan gjøre for å bygge en tilbakemeldingskultur: bevise at ærlighet fører til handling, ikke gjengjeldelse. Og hvis du gjengjelder, eller selv om folk mistenker at du kanskje gjør det, vil ingen være ærlige med deg neste gang. Ikke i 360-evalueringen, og ikke personlig heller.

Hva HR- og kompetanseutviklingsteam kan gjøre

Hvis du ruller dette ut på tvers av en organisasjon, er det viktigste du kan gjøre å sette forventninger på forhånd. Send en kort melding sammen med 360review-invitasjonen som forklarer hvordan anonymiteten fungerer. Videresend dem denne artikkelen om du vil. Dataene fra Gallup er tydelige: folk holder tilbake tilbakemeldinger, ikke fordi de ikke har noe å si, men fordi de ikke stoler på systemet. Din jobb er å gjøre systemet tillitsverdig og deretter gjøre den tilliten synlig.

Etter at evalueringene er fullført, følg opp. Be lederne dele én ting de lærte. Ikke resultatene deres, ikke rapporten deres, bare én handling de tar som følge av det. Dette signaliserer til hele organisasjonen at prosessen førte til reell endring, noe som gjør folk mer villige til å være ærlige neste gang. Det er det langsiktige spillet: ikke en enkelt runde med anonym tilbakemelding, men en kultur der det å gi og motta ærlige tilbakemeldinger blir hverdagslig. Anonymiteten er det som gjør den første runden trygg. Hva lederne gjør med resultatene, er det som gjør at man slipper å bekymre seg for den neste.

Referanser

1. Edmondson, A.C. (1999). "Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams." Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.
2. Grant, A. (2013). Give and Take: A Revolutionary Approach to Success. Viking.
3. Scott, K. (2017). Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity. St. Martin's Press.