Hva som gjør det trygt å si ifra

Når du sender 360-lenken til teamet ditt, er det fordi du vil vite hva de faktisk mener. Det er hele poenget med en 360-vurdering. Men folk svarer ikke ærlig for å gjøre deg en tjeneste. De svarer ærlig når de er trygge på at det ikke koster dem noe.

Amy Edmondson ved Harvard Business School har forsket på dette siden slutten av 1990-tallet. Hennes begrep psykologisk trygghet er presist: det handler ikke om komfort eller harmoni i teamet, men om et spesifikt fenomen: hvorvidt folk opplever at de kan si fra uten å frykte konsekvenser uten å frykte konsekvenser. Edmondson publiserte den første store studien i 1999 og viste at psykologisk trygghet er den faktoren som sterkest forutsier om et team faktisk lærer og yter over tid.

Det er nettopp dette en 360-vurdering avhenger av. Og det er derfor anonymitetens mekanikk er verdt å forstå ordentlig, både for deg som leder og for dem du inviterer.

Hva systemet gjør

360review er ikke bygget på et løfte om anonymitet. Det er bygget for å gjøre identifikasjon strukturelt vanskelig.

Ingen registrering. Respondentene trenger ikke opprette konto, logge inn eller oppgi en epostadresse. Det finnes ingen kobling mellom person og svar i systemet. Du ser aldri hvem som svarte.

5-svar-terskelen. Resultater låses opp for deg som leder først når 5 svar er registrert. Gjennomsnitt og mønstre over fem respondenter lar seg ikke knytte tilbake til enkeltpersoner på samme måte som to eller tre svar kan. Terskelen er ikke symbolsk; den er et matematisk vern.

Gruppering av oppdateringer. Etter at 5-grensen er passert, legges nye resultater til for hver 3. respondent. Ikke for hver enkelt. Du ser aldri presist hvem som svarte siden sist, fordi hyppigheten du ser er uavhengig av når den enkelte valgte å svare.

Temaer, ikke sitater. Den åpne tilbakemeldingen i Start-Stopp-Fortsett er strukturert slik at temaer bare løftes frem når minst 5 respondenter uavhengig av hverandre har beskrevet en variant av det samme. Systemet vekter etter hyppighet, ikke etter identitet. Det du ser er mønsteret. Sporet til den enkelte er borte.

Disse fire prinsippene opererer sammen. Det er kombinasjonen som gjør anonymiteten reell.

Hva du gjør

Systemet håndterer strukturen. Det du håndterer er den mellommenneskelige delen, og den er ikke mindre viktig.

Den første terskelen respondentene møter er ikke systemet. Det er invitasjonen din. Tonen i lenken du sender signaliserer om du faktisk vil vite hva de mener, eller om du forventer bekreftelse. Disse to er svært forskjellige signaler, og de fleste respondenter leser det umiddelbart.

En invitasjon som virker trenger ikke å være lang. Den sier at du bruker dette for å lære, ikke for å dokumentere. Den nevner at 360review er bygget for anonymitet. Den sier tydelig at du er ute etter ærlige observasjoner. Det er nok.

Den andre terskelen er hva du gjør med resultatene når de foreligger.

Adam Grant, organisasjonspsykolog ved Wharton, peker på noe praktisk: ledere som åpent deler hva de har lært av tilbakemelding og nevner hva de jobber med å endre, gjør noe som strekker seg utover dem selv. De normaliserer det å ta imot kritikk. De viser at tilbakemelding faktisk brukes og ikke havner i en skuff.

Det krever ikke en stor gjennomgang. Det krever at du nevner det. At du i en naturlig sammenheng sier noe i retning av: «Jeg fikk tilbakemelding om X, og jeg jobber med å gjøre mer av Y.» Den setningen endrer dynamikken for alle fremtidige tilbakemeldinger fra teamet ditt, fordi den bekrefter at det var verdt å svare ærlig.

Et ord til respondenten

Hvis du er respondent som leser dette: systemet er bygget slik at din leder ikke kan identifisere hvem som sa hva. Men det viktigste du kan gjøre for at tilbakemeldingen faktisk skal hjelpe, er å skrive konkret. Ikke «kommuniserer uklart». Men «det er vanskelig å forstå hvilke oppgaver som er prioritert.» Det konkrete er det som kan omsettes til handling.

Referanser

1. Edmondson, A.C. (1999). "Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams." Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.
2. Grant, A. (2013). Give and Take: A Revolutionary Approach to Success. Viking.
3. Scott, K. (2017). Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity. St. Martin's Press.