Como ajudar a sua equipa a ser honesta

A investigacao da professora de Harvard Amy Edmondson sobre seguranca psicologica demonstra que a confianca nao se cria pedindo as pessoas que sejam honestas. Tem de ser estrutural. Um gestor que diz: "Quero o vosso feedback honesto" nao e suficiente se o sistema permitir a esse gestor ver quem disse o que. As pessoas respondem a incentivos e ao risco, nao a garantias.

Como o 360review protege o anonimato

Sem registo, sem identidade

Os inquiridos no 360review nao criam uma conta, nao introduzem o seu e-mail e nao fornecem o seu nome em momento algum. Recebem um link, preenchem o questionario e submetem-no. Nao ha inicio de sessao, nenhum cookie de rastreamento e nenhuma forma de o sistema ou o lider associar uma resposta a uma pessoa. Isto nao e uma politica. E assim que o sistema esta construido.

O limiar de cinco respostas

O lider nao ve quaisquer dados ate que pelo menos cinco respostas tenham sido recolhidas. Isto previne o problema obvio de um lider enviar o link a uma pessoa, aguardar uma resposta e depois saber exatamente quem disse o que. Cinco e o minimo para que quaisquer dados aparecam. Em equipas pequenas de cinco ou seis pessoas, por vezes ha preocupacao de que o limiar sozinho nao seja suficiente. Mas nao sao recolhidas informacoes identificativas em momento algum, e os novos dados so aparecem em lotes. Mesmo numa equipa pequena, nao ha forma de associar uma pontuacao ou comentario especifico a uma pessoa em concreto.

Divulgacao por lotes apos o limiar

Depois de recebidas as primeiras cinco respostas, os novos dados so sao revelados em lotes de tres. Se um lider viu resultados baseados em cinco respostas e uma sexta pessoa responde, essa sexta resposta e retida ate que mais duas cheguem. O lider nunca ve uma unica resposta nova isoladamente. Isto torna impossivel determinar quando uma pessoa especifica respondeu e o que disse.

Se e quem da o feedback

Dar feedback honesto a alguem que tem influencia sobre a sua carreira pode parecer arriscado, mesmo quando lhe dizem que e seguro. Eis como o 360review o torna seguro de forma estrutural, nao apenas como uma promessa. Nao introduz o seu nome nem o seu e-mail. Nao cria uma conta. O seu lider nao ve nada ate que pelo menos cinco pessoas tenham respondido, e depois apenas em lotes de tres. Nao existe qualquer meio tecnico para alguem rastrear as suas respostas ate si.

Um aspeto a ter em conta: o seu feedback escrito e anonimo, mas detalhes muito especificos podem estreitar o campo. Se escrever: "Cancelou a nossa reuniao individual de terca-feira tres semanas seguidas," e apenas uma pessoa tem uma reuniao individual a terca-feira, o seu lider pode fazer a ligacao. Concentre-se em padroes e comportamentos em vez de datas ou incidentes especificos. "Cancela ou reagenda frequentemente reunioes individuais" transmite o mesmo feedback sem o identificar.

O que os lideres podem fazer

O sistema trata do aspeto estrutural. Mas o comportamento do lider tambem importa. A investigacao do psicologo organizacional Adam Grant sugere que os lideres que pedem feedback publicamente e respondem de forma visivel criam uma cultura em que dar feedback se torna normal em vez de arriscado.

Explique porque esta a pedir

Quando enviar o link do 360review a sua equipa, diga-lhes porque. Nao "porque os Recursos Humanos me pediram," mas "porque quero melhorar na lideranca desta equipa, e nao consigo faze-lo sem saber o que funciona e o que nao funciona." Seja especifico. Seja breve. E diga-o a serio.

Explique como a identidade deles esta protegida

A maioria das pessoas nao vai ler este artigo. Por isso, transmita-lhes os pontos essenciais: nao e recolhido qualquer nome ou e-mail, nao ve nada ate que cinco pessoas tenham respondido, e depois as novas respostas so aparecem em lotes de tres. Dize-lo demora dez segundos e remove a maior barreira a honestidade.

Mostre-lhes o que fez com o feedback

Depois de ler o seu relatorio e decidir no que vai trabalhar, diga a sua equipa. Nao precisa de partilhar as suas pontuacoes. Diga simplesmente: "Li o feedback. Aqui esta a unica coisa em que vou trabalhar nos proximos 90 dias." Kim Scott, autora de Radical Candor, argumenta que esta e a coisa mais poderosa que um lider pode fazer para construir uma cultura de feedback: provar que a honestidade leva a acao, nao a retaliacao. E se retaliar, ou mesmo se as pessoas suspeitarem que o pode fazer, ninguem sera honesto consigo da proxima vez. Nem no 360, nem pessoalmente.

O que as equipas de RH e L&D podem fazer

Se esta a implementar isto numa organizacao, a coisa mais importante que pode fazer e definir expectativas desde o inicio. Envie uma mensagem curta junto com o convite do 360review a explicar como o anonimato funciona. Reencaminhe este artigo se quiser. Os dados da Gallup sao claros: as pessoas reteem o feedback nao porque nao o tenham, mas porque nao confiam no sistema. O seu papel e tornar o sistema digno de confianca e depois tornar essa confianca visivel.

Depois de concluidas as avaliacoes, faca o acompanhamento. Peca aos lideres que partilhem uma coisa que aprenderam. Nao as suas pontuacoes, nao o seu relatorio, apenas uma unica acao que estao a tomar como resultado. Isto sinaliza a toda a organizacao que o processo produziu uma mudanca real, o que torna as pessoas mais dispostas a serem honestas da proxima vez. Esse e o jogo a longo prazo: nao um unico ciclo de feedback anonimo, mas uma cultura em que dar e receber feedback honesto se torna habitual. O anonimato e o que torna o primeiro ciclo seguro. O que os lideres fazem com os resultados e o que torna o ciclo seguinte livre de preocupacoes.

Referências

1. Edmondson, A.C. (1999). "Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams." Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.
2. Grant, A. (2013). Give and Take: A Revolutionary Approach to Success. Viking.
3. Scott, K. (2017). Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity. St. Martin's Press.