Aloita-Lopeta-Jatka

Suurin osa johtajuuspalautteesta on liian epämääräistä toimiakseen sen perusteella. Esimies lukee maanantaina "kommunikoi paremmin" eikä tee mitään eri tavalla tiistaina, koska palaute ei nimeä käyttäytymistä. Aloita-Lopeta-Jatka korjaa tämän. Se esittää kolme kysymystä: mitä tämän johtajan pitäisi aloittaa tekemään, lopettaa tekemästä ja jatkaa tekemästä? Jokainen kysymys pakottaa tarkan, käyttäytymiseen perustuvan vastauksen. Tuloksena on palaute, jonka perusteella johtaja voi toimia huomenna aamulla.

Kolme kysymystä, nolla epäselvyyttä

Sen jälkeen kun vastaajat arvioivat johtajan kahdeksalla ulottuvuudella, esitämme kolme avointa kysymystä: Mitä tämän johtajan pitäisi aloittaa tekemään? Mitä heidän pitäisi lopettaa? Mitä heidän pitäisi jatkaa?

Kehyksen loi Phil Daniels, psykologian professori Brigham Young Universityssä, ja sen teki tunnetuksi Thomas DeLong Harvard Business Schoolissa (HBR, 2011). Siitä on sittemmin tullut vakiopalauterakenne Agile-retrospektiiveissä, johdon valmennuksessa ja vertaisarviointiohjelmissa ympäri maailmaa. Valitsimme sen monimutkaisempien vaihtoehtojen (SBI, STAR, vapaamuotoiset esseet) sijaan yhdestä syystä: se pakottaa tarkkuuteen.

Mitä useimmat tekevät väärin

Yleisin virhe on käsitellä kaikkia kolmea kysymystä muunnelmina aiheesta "mitä pitäisi muuttaa." Ne eivät sitä ole. "Aloita" ja "Lopeta" käsittelevät muutosta. "Jatka" käsittelee vahvistamista. "Jatka"-kohdan ohittaminen tai sen käsittely jälkiajatuksena muuttaa harjoituksen valituslistaksi.

Toinen virhe on epämääräisyys. "Aloita olemaan avoimempi" ei ole hyödyllistä. "Aloita jakamaan päätösten perustelut tiimin keskustelukanavalla" on. Kehys toimii vain, kun vastaajat nimeävät havaittavia käyttäytymismalleja, eivät ominaisuuksia.

Miksi kolme kategoriaa, ei yhtä

Useimmat palautekehykset esittävät jonkin version kysymyksestä "mitä tämä henkilö voisi tehdä paremmin?" Ilman rakennetta vastaukset romahtavat epämääräisiksi arvioinneiksi: "kommunikoi enemmän," "ole strategisempi," "osoita enemmän empatiaa." Nämä lukeutuvat kuin horoskooppit. Ne kuvaavat tunnetta nimeämättä, mitä asialle pitäisi tehdä.

Kolmen kategorian rakenne pakottaa erilaisen ajattelun jokaiseen kysymykseen. "Aloita" pyytää uutta käyttäytymistä. "Lopeta" pyytää vastaajaa nimeämään jotain konkreettista, jota he haluavat vähemmän. "Jatka" pyytää heitä tunnistamaan, mikä jo toimii. Yhdessä ne tuottavat palautetta, joka on tarkkaa, tasapainoista ja toimintakelpoista.

Yksi asia per kategoria

Pyydämme yhtä vastausta per kysymys, emme viiden kohdan listaa. Kun ihmiset voivat luetella kaiken mieleen tulevan, signaali hukkuu kohinaan. Yksi asia pakottaa heidät valitsemaan sen, jolla on eniten merkitystä, ja se poistaa päätösväsymyksen avoimen tekstikentän edessä.

Numerot kertovat missä. Sanat kertovat mitä.

Johtajan ulottuvuuspisteet näyttävät, missä puutteet ovat. Aloita-Lopeta-Jatka kertoo, mitä niille tehdään. Matala pistemäärä Avoimuudessa kertoo, että jokin on rikki. "Lopeta ihmisten keskeyttäminen, kun he ovat eri mieltä kanssasi kokouksissa" kertoo mitä. Toinen ilman toista on puutteellinen. Yhdessä ne antavat johtajalle kaiken, mitä hän tarvitsee aloittaakseen puutteen korjaamisen.

Lähteet

1. DeLong, T.J. (2011). "Three Questions for Effective Feedback." Harvard Business Review.
2. Sheridan, S. & Burt, J. (2014). "Stop, Start, Continue: A structured approach to feedback quality." Assessment & Evaluation in Higher Education, 40(5).