Miten autat tiimiäsi olemaan rehellinen

Harvardin professori Amy Edmondsonin tutkimus psykologisesta turvallisuudesta osoittaa, että luottamusta ei voi luoda kertomalla ihmisille, että heidän tulee olla rehellisiä. Sen täytyy olla rakenteellista. Esihenkilön sanominen "Haluan rehellistä palautettasi" ei riitä, jos järjestelmä mahdollistaa sen, että esihenkilö näkee kuka sanoi mitäkin. Ihmiset reagoivat kannustimiin ja riskeihin, eivät vakuutteluihin.

Miten 360review suojaa anonymiteettia

Ei rekisteröitymistä, ei henkilöllisyyttä

360review-vastaajat eivät luo tilejä, anna sähköpostiosoitettaan tai ilmoita nimeään missään vaiheessa. He saavat linkin, täyttävät kyselyn ja lähettävät sen. Kirjautumista, seurantaevästeitä tai mitään tapaa yhdistää vastaus henkilöön ei ole. Tämä ei ole käytäntö. Näin järjestelmä on rakennettu.

Viiden vastauksen kynnys

Johtaja ei näe mitään tietoja ennen kuin vähintään viisi vastausta on kerätty. Tämä estää ilmeisen ongelman: johtaja lähettää linkin yhdelle henkilölle, odottaa vastausta ja tietää sitten tarkalleen kuka sanoi mitäkin. Viisi on vähimmäismäärä minkään tiedon näyttämiseksi. Pienissä viiden tai kuuden hengen tiimeissä jotkut saattavat huolestua, ettei kynnys yksinään riitä. Tunnistavia tietoja ei kuitenkaan kerätä missään vaiheessa, ja uudet tiedot näytetään vain erissä. Pienessakin tiimissä ei ole tapaa jäljittää tiettyjä pisteitä tai kommenttia tiettyyn henkilöön.

Eräkohtainen julkaisu kynnyksen jälkeen

Kun ensimmäiset viisi vastausta on tullut, uudet tiedot näytetään vain kolmen erissä. Jos johtaja on nähnyt tulokset viiden vastauksen perusteella ja kuudes henkilö vastaa, kuudes vastaus pidätetään kunnes kaksi lisää on saapunut. Johtaja ei koskaan näe yksittäistä uutta vastausta erikseen. Tämä tekee mahdottomaksi selvittää, milloin tietty henkilö vastasi ja mitä hän sanoi.

Tilastollinen perustelu viidelle

Viiden vastauksen kynnys ei koske vain yksityisyyttä. Se on myös tilastollinen minimi, jonka järjestelmä tarvitsee sanoakseen jotain merkityksellistä siitä, miten tiimisi on jakautunut, ei vain mitä he ovat keskimäärin ajatelleet.

Kun vastauksia on riittävästi, järjestelmä analysoi arviointien hajontaa kunkin ulottuvuuden sisällä, ei vain keskiarvoa. Asteikolla 1-6 alle 1,0:n keskihajonta osoittaa yhtenäistä tiimin lukemaa: useimmat kokivat sinut samankaltaisesti. 1,0:n tai sitä suurempi keskihajonta osoittaa merkittävää hajontaa, joka voi tarkoittaa kahta ryhmää, jotka kokevat sinut eri tavoin, tai jatkuvaa mielipidekiriä tiimissä. Ero on merkityksellinen. Tiivis yksimielisyys tietyllä pistemäärällä tarkoittaa, että koko tiimi näkee puutteen samalla tavalla. Jakautuminen samalla pistemäärällä tarkoittaa, että osa tiimistäsi kokee sinut hyvin ja osa ei, mikä on eri ongelma eri toimenpiteellä.

Alle viidellä vastauksella tämänkaltainen jakaumaanalyysi ei ole luotettavaa. Kolmen arvioinnin perusteella laskettu keskihajonta ei kanna juuri mitään tilastollista signaalia. Järjestelmä odottaa viittä, koska siinä vaiheessa jakaumamuoto alkaa olla merkityksellinen, ei vain koska viisi riittää anonymiteetin suojaamiseen. Nämä kaksi tavoitetta vahvistavat toisiaan: kynnys, joka suojaa vastaajia, on sama kynnys, joka tuottaa lukemisen arvoista analyysiä.

Jos olet palautteen antaja

Rehellisen palautteen antaminen henkilölle, jolla on vaikutusvaltaa uraasi, voi tuntua riskialttiilta, vaikka kerrotaan että se on turvallista. Näin 360review tekee siitä turvallista rakenteellisesti, ei pelkkänä lupauksena. Nimeä tai sähköpostia ei anneta. Tiliä ei luoda. Johtaja ei näe mitään ennen kuin vähintään viisi ihmistä on vastannut, ja sen jälkeen vain kolmen erissä. Kenelläkään ei ole teknistä keinoa jäljittää vastauksia sinuun.

Yksi asia on hyvä huomioida: kirjallinen palaute on anonyymiä, mutta hyvin tarkat yksityiskohdat voivat kaventaa kenttää. Jos kirjoitat "peruit tiistain kahdenkeskisen tapaamisemme kolme viikkoa peräkkäin" ja vain yhdellä henkilöllä on tiistai-tapaaminen, johtaja saattaa yhdistää asiat. Keskity malleihin ja käyttäytymiseen yksittäisten päivämäärien tai tapausten sijaan. "Perut tai siirrät usein kahdenkeskisiä tapaamisia" antaa saman palautteen paljastamatta henkilöllisyyttäsi.

Mitä johtajat voivat tehdä

Järjestelmä hoitaa rakenteellisen puolen. Mutta johtajan käyttäytymisellä on myös merkitystä. Organisaatiopsykologi Adam Grantin tutkimus viittaa siihen, että johtajat jotka pyytävät palautetta julkisesti ja reagoivat siihen näkyvästi, luovat kulttuurin jossa palautteen antamisesta tulee normaalia riskialttiin sijaan.

Selitä miksi kysyt

Kun lähetät 360review-linkin tiimillesi, kerro heille miksi. Ei "koska HR pyysi" vaan "koska haluan kehittyä tämän tiimin johtamisessa, enkä voi tehdä sitä tietämättä mikä toimii ja mikä ei." Ole tarkka. Ole lyhyt. Ja tarkoita sitä.

Selitä miten heidän henkilöllisyytensä on suojattu

Suurin osa ihmisistä ei lue tätä artikkelia. Kerro heille siis avainasiat: nimeä tai sähköpostia ei kerätä, et näe mitään ennen kuin viisi ihmistä on vastannut, ja sen jälkeen uudet vastaukset näytetään vain kolmen erissä. Tämän sanominen vie kymmenen sekuntia ja poistaa suurimman esteen rehellisyydeltä.

Näytä heille mitä teit sillä

Kun olet lukenut raporttisi ja päättänyt mitä työstät, kerro tiimillesi. Pisteitäsi ei tarvitse jakaa. Sano vain: "Luin palautteen. Tässä on se yksi asia, jota työstän seuraavat 90 päivää." Kim Scott, Radical Candor -kirjan kirjoittaja, vakuuttaa että tämä on vaikuttavin teko jonka johtaja voi tehdä palautekulttuurin rakentamiseksi: todista että rehellisyys johtaa toimintaan, ei kostoon. Ja jos kostat, tai vaikka ihmiset vain epäilevatkin että saattaisit, kukaan ei ole rehellinen sinulle ensi kerralla. Ei 360-kyselyssä eikä kasvotusten.

Mitä HR- ja L&D-tiimit voivat tehdä

Jos otat tämän käyttöön organisaatiossa, tärkeintä on asettaa odotukset alusta alkaen. Lähetä lyhyt viesti 360review-kutsun mukana, jossa selitetään miten anonymiteetti toimii. Välitä tämä artikkeli eteenpäin jos haluat. Gallupin data on selkeä: ihmiset pidättävät palautetta, eivät siksi ettei heillä ole sitä, vaan koska he eivät luota järjestelmään. Tehtäväsi on tehdä järjestelmästä luotettava ja sitten tehdä se luottamus näkyväksi.

Kun arvioinnit on tehty, seuraa asiaa. Pyydä johtajia jakamaan yksi asia jonka he oppivat. Ei pisteitään, ei raporttiaan, vain yksi toimenpide jonka he tekevät tuloksena. Tämä viestii koko organisaatiolle, että prosessi tuotti todellista muutosta, mikä tekee ihmisistä halukkaampia olemaan rehellisiä seuraavalla kerralla. Se on pitkä peli: ei yksittäistä anonyymin palautteen kierrosta, vaan kulttuuri jossa rehellisen palautteen antaminen ja vastaanottaminen on arkipäivää. Anonymiteetti on se mikä tekee ensimmäisestä kierroksesta turvallisen. Se mitä johtajat tekevät tuloksilla, on se mikä tekee seuraavasta kierroksesta huolettoman.

Lähteet

1. Edmondson, A.C. (1999). "Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams." Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.
2. Grant, A. (2013). Give and Take: A Revolutionary Approach to Success. Viking.
3. Scott, K. (2017). Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity. St. Martin's Press.